POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. INTRODUCCIÓN
La Constitución Política de Colombia consagra el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que exista sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen Datos Personales de terceros a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se Trata esta clase de información.
Asimismo, la Constitución Política de Colombia consagra el derecho de cualquier persona a la información, de manera tal que reciba información veraz e imparcial.
FANKY S.A.S. (en adelante “FANKY”) está comprometida con el cumplimiento de la regulación en materia de Protección de Datos Personales y con el respeto de los derechos de los Titulares de la información. Por esta razón, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, “La Política”) de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren Tratamiento de Datos Personales y de obligatorio cumplimiento por parte de La Compañía, sus Administradores, Colaboradores y los terceros con quien éste se relacione
contractual o comercialmente.
FANKY, dentro del desarrollo de su objeto social, diariamente recibe, transmite y trata Datos Personales por lo que es indispensable contar con esta política y darle estricto cumplimiento.
2. GENERALIDADES
El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la sociedad FANKY S.A. (en adelante, la Sociedad), en cumplimiento de las disposiciones de la Ley
1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales PASH S.A.S. garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Habeas Data.
3. OBJETIVO
El objetivo de la presente Política es, junto con las medidas técnicas, humanas y administrativas implementadas, garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales aplicable, así como la definición de los lineamientos para la atención de consultas y reclamos de los Titulares de los Datos Personales sobre los que FANKY realiza algún tipo de Tratamiento.
4. RESPONSABLE
FANKY S.A.S. es una persona jurídica de derecho privado, domiciliada en Bogotá, cuyos datos de contacto son los siguientes: Correo electrónico: [email protected]
5. DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa
autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
– Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
Requisito de procedibilidad: paso previo que debe surtir el Titular antes de interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Este consiste en una reclamación directa al Encargado o Responsable de sus Datos Personales.
6. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS
PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO
En las bases de datos de FANKY S.A. se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, FANKY S.A. puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos.
En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.
La Compañía realizará el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular, la ley o las entidades públicas para el cumplimiento de las actividades propias de su objeto social como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios que ésta o sus Entidades Vinculadas ofrecen.
El Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información.
La Compañía también podrá tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:
A. Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con la Compañía, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por ésta, que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;
B. Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como análisis de consumo, perfilamiento de clientes, trazabilidad de marca, envío de beneficios, publicidad, promociones, ofertas, novedades, descuentos, programas de fidelización de clientes, investigación de mercado, generación de campañas y eventos, plenamente identificadas en en este documento.
C. Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales;
D. Gestionar consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los servicios y productos ofrecidos por o adquiridos en FANKY .
E. Realizar Encuestas de satisfacción.
F. Notificar a el titular sobre pedidos, despachos o eventos conexos a la compra de mercadería o a la prestación de servicios.
G. Llevar a cabo análisis estadísticos, facturación, ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios, relacionados con FANKY .
H. Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
I. Implementar programas de inteligencia artificial o cualquier otro que la tecnología y la ley
permitan.
J. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente. Al aceptar el tratamiento de los datos personales a FANKY , además, el titular autoriza al responsable a transferir los datos personales a TERCERPS para que estos puedan tratar los datos, en su beneficio, para las finalidades indicadas. La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento en cada caso, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.
7. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
El sitio incorpora varios procedimientos, sistemas y estándares físicos, electrónicos y administrativos para salvaguardar la confidencialidad de sus datos personales y proteger la información personal de pérdida, alteraciones o destrucción. El acceso a sus datos personales es restringido. Por último, los servidores donde FANKY almacena sus datos personales se mantienen en un ambiente seguro.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
Los Titulares de los Datos personales, tienen derecho a:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no
autorizados accedan a los datos del Titular.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por FANKY , previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
7. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
8. Deberes de la Compañía cuando obra como Responsable. La Compañía está obligada a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, debe obrar de tal
forma que cumpla con los siguientes deberes:
1. Respecto del Titular del dato.
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos mencionados en el acápite VII de la presente Política.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la Autorización otorgada por el Titular.
c. Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad del Tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
d. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus Datos Personales.
2. Respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales.
a. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c. Actualizar la información cuando sea necesario.
d. Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.
3. Respecto del Tratamiento a través de un Encargado.
a. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
b. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
c. Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
d. Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
e. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
f. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
4. Respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.
a. Informarle cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
b. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9.Deberes de la Compañía cuando obra como Encargado.
En caso de Tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización que sea la Responsable del Tratamiento, la Compañía deberá cumplir los siguientes deberes:
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos
señalados en la presente Política.
6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo
haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o
facultadas por la ley para dicho efecto.
8. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
10. De la autorización
1. Autorización para el Tratamiento de Datos.
Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa
e informada para recolectar y tratar sus Datos Personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate
de datos de naturaleza pública.
Para obtener la autorización, es necesario informarle al Titular de los Datos Personales de forma clara y
expresa lo siguiente:
a. El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo;
b. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen
sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
c. Los derechos que le asisten como Titular previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;
d. La identificación, dirección física o electrónica de la Compañía.
La Autorización del Titular debe obtenerse a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta
posterior, tal como la página web, facturas o cupones seriados, formularios, formatos, actividades,
concursos, presenciales o en redes sociales, formato de PQR, mensajes de datos o Apps.
En todos los casos, se debe dejar prueba del cumplimiento de los puntos anteriores.
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que
permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento. Dicha (s)
conducta (s) debe (n)ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad
de autorizar el Tratamiento.
2. Autorización para Tratamiento de datos sensibles.
Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:
a. La autorización debe ser explícita;
b. Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información;
c. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de
Tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
3. Autorización de Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA).
Cuando se trate de la recolección y Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir
los siguientes requisitos:
a. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA.
El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del
Tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el
asunto.
b. Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.
c. La Compañía debe asegurar que el Tratamiento de los Datos Personales de los NNA será
realizado respetando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo
que realice, deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del
representante legal del NNA.
12. SUS DERECHOS Y ACCIONES PARA RETIRARSE / CORRECCIONES
Es nuestra obligación proporcionarle los mecanismos adecuados con la finalidad de que usted
pueda revisar su información personal y solicitar alguna de las siguientes acciones, si usted lo
solicita.
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la sociedad o a los Encargados.
Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido
o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Sociedad, salvo cuando expresamente se
exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo
10 de ley 1582 de 2012.
• Ser informado por la Sociedad o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha
dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado
que la Sociedad o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012y
a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
13. OBLIGACIONES DE FANKY , deberá:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la
respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las
demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
actualizada
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
• Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté
previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
• Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad
de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de
2012.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte
del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite
respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos
de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
14. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE
Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo
previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:
Contacto:
FANKY S.A.S.
Departamento: BOGOTÁ D.C.
Correo electrónico: [email protected]
13. PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA DE CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS
Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:
• Identificación del Titular
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección del titular
• Documentación que se quiera presentar como prueba.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha
del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha
leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
14. ACTUALIZACIONES A ESTA POLÍTICA
Si FANKY decide modificar o actualizar esta Política de Tratamiento de Datos Personales, FANKY publicará las modificaciones o actualizaciones en este sitio para que usted siempre este informado. FANKY lo alienta a que revise esta Política de Tratamiento de Datos Personales periódicamente para que sepa si ha sido modificada o actualizada. Si tiene preguntas sobre la Política de Tratamiento de Datos Personales, vaya a la sección “Contacto” de este sitio.
15. PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA DE CONSULTAS
Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de FANKY , o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento.
Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.